Sistema de Folha de Pagamento Online. Quais as Vantagens?

Cada vez mais empresas estão adotando o sistema de folha de pagamento online para otimizar esse processo de maneira a reduzir os gastos operacionais com o setor de recursos humanos e também com a contabilidade. Pode ser uma atitude bastante vantajosa fazer essa opção pela informatização, pois torna possível gerenciar o sistema e evitar erros humanos que podem comprometer o resultado final.

Sistema de folha de pagamento online: Conheça as 8 vantagens

Basicamente a função de uma folha de pagamento é registrar que a remuneração dos colaboradores foi realizada com sucesso, dessa forma dados trabalhistas são convertidos em dados contábeis. Do ponto de vista prático esse documento serve para realizar o cálculo de quanto cada indivíduo da companhia deve ganhar e quais os descontos que devem incidir sobre esse montante, é crucial que esses cálculos estejam certos. A seguir listei as 8 vantagens de adotar esse sistema.

1 – Precisão dos dados que compõem a folha de pagamento

Como a folha de pagamento é um documento que tem finalidade de registro de dados trabalhistas e contábeis não pode apresentar nenhum tipo de erro, algo bastante comum no preenchimento manual afinal deve constar uma série de informações pertinentes como nome do colaborador, documentos de identificação, função na corporação, pagamento de bônus, salário-família, descontos entre outros. A automação permite que os dados sejam adicionados a folha de pagamento com maior precisão.

2 – Mais agilidade para o processo de emissão da folha de pagamento

Tempo é a palavra-chave do sucesso hoje em dia, pois certamente esse é o bem mais preciso que um indivíduo possui. Sendo assim quando se pode contar com um recurso que oferece mais agilidade para resolver uma questão complexa como a elaboração de uma lista de pagamento é possível tornar os processos mais produtivos. Além disso, estou falando sobre uma agilidade com menor probabilidade de erros.

3 – Possibilidade de centralização de dados e cruzamento de informações

Trabalhar com um sistema online para gerar um documento tão relevante e tão cheio de detalhes é uma forma de tornar o processo mais simples. Todo mês é necessário gerar uma nova folha de pagamento e não é nada fácil manter a mão todos os dados referentes a cada colaborador. A informatização permite inclusive realizar uma integração com outros departamentos da companhia.

4 – Maior controle do departamento financeiro

As organizações precisam fazer balanços de suas receitas mensalmente e para isso dependem de dados como os que são gerados pela folha de pagamento. Tendo acesso online a essas informações e a certeza de que não há erros se torna mais simples aumentar o controle do departamento financeiro.

Dependendo da ferramenta que a sua companhia estiver usando é possível até mesmo fazer os cálculos automaticamente reduzindo erros que podem acarretar em dificuldades junto ao Fisco. Tenha certeza que ao chegar o final do ano a sua empresa terá uma ideia ainda mais palpável de como é vantajoso contar com um sistema online para elaborar esse tipo de documento, o cálculo do 13° salário agradece.

5 – Histórico dos funcionários

Usar um sistema de folha de pagamento online torna mais fácil a gestão dos colaboradores feita pelo RH. Assim o gestor do departamento tem acesso a dados relativos a férias, horas extras em aberto, licenças tiradas, afastamentos, ajustes salariais entre outros tópicos que podem ser decisivos para evitar problemas. Tem casos em que funcionários acumulam férias vencidas por pequenos descuidos do gestor de RH.

6 – Facilidade para gerar relatórios

Contar com um sistema de folha de pagamento online permite ainda ter acesso a uma grande variedade de dados permitindo inclusive elaborar relatórios mais completos no tocante a impostos que foram pagos, lançamentos anuais, ganhos per capita entre outras questões.

Imagine que a sua empresa precisa saber quais são os valores de gastos mensais com vale-refeição e vale-transporte, esse sistema torna possível destacar esses dados e gerar relatórios com precisão. Não precisa ter uma pilha sem fim de papéis para responde essa questão.

7 – Correção de erros

Já aconteceu de ter algum erro na folha de pagamento e ser necessário emitir uma nova? Se ainda não saiba que em algum momento acontecerá e se a sua organização contar com um sistema online terá bem mais facilidade para fazer isso. Em caso de ser preciso fazer um recálculo ou mesmo resolver questões pertinentes a uma demissão basta usar o sistema. É possível armazenar informações de muitos anos.

8 – Possibilidade de auditorias internas e externas com mais facilidade

Companhias de grande porte obrigatoriamente devem passar por auditorias internas e externas que têm como objetivo fazer uma análise dos demonstrativos contábeis. No caso de auditorias externas é investigado se há correspondência entre o patrimônio da empresa e o que ela alega possuir.

Um empreendimento não pode trabalhar com informações financeiras errôneas, sendo assim a folha de pagamento – um dos braços mais essenciais de uma organização – não pode conter erros. Sistemas automatizados podem ser de grande ajuda para otimizar os processos de gerenciamento de pessoas.

Fonte: Marcus Marques